Sua escola funciona da forma como você gostaria? Todos os processos — pedagógico, administrativo e financeiro — estão equilibrados? Você e sua equipe conseguem, com facilidade, acessar dados, emitir relatórios ou, ainda, verificar pendências nos arquivos? Se você respondeu “não” a pelo menos uma das perguntas acima, saiba que a sua instituição está precisando aderir a um sistema escolar online!
Nesse tipo de sistema, o diretor ou gestor tem muito mais facilidade para resolver problemas sejam elas relacionadas a pais, alunos, professores, funcionários e até fornecedores, e planejar ações para o crescimento e melhoria da instituição de ensino. É possível armazenar em um só lugar todos — isso mesmo: todos! — os dados da escola de forma segura e acessível. Além disso, o sistema online ajuda a diminuir custos.
1 – Um sistema escolar online organiza documentos de alunos e professores
Um sistema online possibilita manter atualizados os documentos de alunos e professores, além de fornecer informações sobre presença, notas, atividades interativas, etc. Dessa forma, tudo o que você precisa saber sobre a vida escolar de um aluno ficará disponível para a equipe de coordenação.
Para que as ações sejam ainda mais assertivas e otimizadas, os professores podem nutrir o sistema lançando notas, faltas, avaliações e outras informações relevantes. Tudo isso pela internet e sem burocracia. Portanto, a transmissão de informações via escola, família e aluno se torna mais ágil, o que proporciona mais tempo para correção de eventuais falhas e diminuição de erros.
2 – Controla o fluxo de caixa
A organização financeira da escola é um ponto muito importante a ser observado, porque a escola também é uma empresa. Manter atualizados os dados do fluxo de caixa (receitas e despesas), estar precavido contra incidentes e monitorar o lucro, são estratégias fundamentais para que a escola possa progredir.
Além de eliminar erros que poderiam ocorrer em uma gestão manual e otimizar os processos, você terá controle de todas as operações financeiras da escola. Saberá quanto vai entrar, quais as contas a pagar e, assim, poderá tomar decisões com base em dados sempre atualizados.
Para os pais também é vantajosa a adoção desse sistema: eles têm mais facilidade para solicitar a 2ª via das mensalidades, entre outros serviços. Por isso, os efeitos da adoção de um sistema online serão repercutidos a médio e longo prazo, com melhorias físicas na escola e aquisição de equipamentos, por exemplo.
3 – Verifica inadimplências
De posse de informações sobre a taxa de inadimplentes, o gestor nota rapidamente quando há aumento no problema e pode minimizar os prejuízos. A direção pode identificar os casos e chamar os pais para uma conversa, cujo resultado seja positivo para ambas as partes. Tanto em casos de desemprego quanto em outras situações, a negociação é um caminho possível.
4 – Monitora o desempenho dos estudantes
Você gostaria de comparar os resultados de uma prova aplicada a várias turmas da mesma série? Quer saber como foi o desempenho específico de uma turma, em todas as disciplinas, durante uma etapa do período letivo? O sistema escolar online facilita a sistematização desses e outros dados, que serão requeridos de acordo com a necessidade.
Essas informações, que estão sempre atualizadas, podem fornecer também dados para análise do desempenho dos professores, mostrando quando eles tiveram desempenho acima ou abaixo do esperado.
5 – Cria vínculo com a família
Uma outra funcionalidade que se ganha, ao usar um sistema online, diz respeito ao envolvimento da família na vida escolar da criança ou adolescente. Isso porque o sistema gera uma página para que os responsáveis acompanhem, em tempo real, todos os lançamentos de notas e outras observações dos professores, criando um canal sempre aberto para a comunicação.
Também podem ser enviadas mensagens às famílias por meio da plataforma — uma forma de evitar gastos com papel, impressão, correios, etc.
6 – Otimiza o trabalho da secretaria
A emissão de históricos escolares, boletins e certificados, entre outras tarefas, é de responsabilidade da secretaria escolar. Os funcionários podem dispender menos tempo nessas tarefas se um sistema online for implantado. Dessa forma, eles podem se dedicar a trabalhos menos mecânicos e, ainda, melhorar o desenvolvimento do setor que atuam.
A otimização do trabalho passa também pelas matrículas e transferências, que passam a ser geridas pelo sistema, e não mais utilizando-se de fichas preenchidas à mão. A matrícula pode ser realizada, inclusive, pela internet, sem necessidade de deslocamento dos pais até a escola.
7 – Personaliza o atendimento ao aluno
A partir da coleta de dados do sistema escolar online, é possível avaliar o desempenho dos alunos de forma personalizada. Por exemplo, informações como situação financeira, faltas e atrasos e desempenho nas avaliações (individual, por disciplina e em relação à turma/ano), permitem diagnosticar suas dificuldades particulares.
Essa ação deixa entrever formas diferentes de lidar com os problemas dos alunos. Por exemplo, na ausência do sistema online, o aluno é visto de forma fragmentada pela escola: a coordenação tem acesso à queda das notas, o financeiro cobra as parcelas vencidas, a secretaria registra os atrasos — cada instância enxerga uma parte da situação que pode ter a mesma causa, como a separação dos pais.
Com o uso da integração de dados, o gestor acessa todas essas informações, relacionando-as e procurando resolver o problema de forma personalizada. Dessa forma, pais e aluno ficam mais satisfeitos, pois podem ser tomadas iniciativas antecipadas, a fim de evitar a evasão ou até mesmo uma repetência ao término do ano letivo
